Oficinas abiertas, tendencia que gana adeptos en Uruguay

Una oficina cuyos espacios de trabajo no estén designados por jerarquía, donde los cargos gerenciales y sus equipos dispongan de la misma cantidad de metros cuadrados y, para libre uso, de livings que inviten a conversar o tomarse un descanso; que se tenga lugar para hacer una llamada confidencial o concentrarse en silencio pero también para jugar al play station, al futbolito o, por qué no, darse un masaje. Esto solo puede conseguirse en Silicon Valley, podría afirmarse hace algunos años. Las firmas de la meca tecnológica han sido pioneras en la adopción de oficinas abiertas que albergan en muchos casos hasta a miles de personas. De acuerdo a The New York Times, en 2015 el 70% de las oficinas en EEUU eran libres de divisiones por cargos. En la sede de Facebook, 2.800 personas trabajan en un mismo espacio abierto. Incluso su CEO, Mark Zuckerberg, está a la vista de todos. 

 

Ese entorno laboral dejó de ser un sueño americano. En Uruguay, son las filiales de las multinacionales las que están impulsando que se adopte esa tendencia. Pero en las firmas uruguayas también empieza a verse que ese es el camino si se quiere innovar en materia de sede corporativa. 

 

Para el director ejecutivo regional del estudio de arquitectura Contract Workplaces, Daniel Flom, varias "fuerzas" están transformando las oficinas de una manera "radical". Una es el avance tecnológico que permite trabajar desde diversos lugares. Otra la constituyen las nuevas generaciones, con sus diferentes preocupaciones, exigencias y maneras de ver el trabajo. "La gente más joven necesita tener a los jefes más cerca", apuntó. La tercera es la preocupación creciente por la sustentabilidad. 

 

Nuevas generaciones, avances tecnológicos, crecimiento demográfico, globalización y preocupación por la sustentabilidad transformaron las oficinas “radicalmente”.

 

Para el arquitecto de Zonamerica, Carlos Ponce de León, para que las empresas mantengan a sus talentos y promuevan la creatividad es primordial que se instalen en entornos "lo más amigables posible" en contacto con la naturaleza y con rincones pensados para la interacción.

 

 

Según Flom de Contract Workplaces, el concepto de oficina abierta fue en un principio mal interpretado, lo que llevó a muchas empresas a amontonar a las personas en un mismo espacio sin dar lugares complementarios de mayor privacidad para ciertas tareas o momentos. 

 

Es por eso que cree en la oficina híbrida, que es diseñada con base en la manera de trabajar de la compañía y las necesidades de sus empleados. "Cambia la asignación de los espacios, que se hace según actividades y no según jerarquías, pero no significa que mueran espacios que antes eran la norma", señaló.

 

El arquitecto del Parque Tecnológico del LATU, Martín Goldaracena, opinó que este modelo fomenta el trabajo en equipo. Y es este formato, preferido por las generaciones jóvenes, el que está haciendo variar el sistema. "Todos están intentando ir hacia ese lugar porque es la tendencia del trabajo en estos tiempos. Además es mucho más fácil que los jóvenes adopten el trabajo en equipo". 

 

Para Flom, las nuevas oficinas “son espacios donde se busca reducir consumos e impacto en el medioambiente, lugares democráticos donde las jerarquías no se notan en espacio físico”.

 

Las oficinas de Bayer estuvieron durante 55 años en la calle Paysandú. En noviembre de 2015 se trasladaron al World Trade Center (WTC), lo que implicó dejar los 2.500 metros cuadrados del antiguo edificio con recintos cerrados, para pasar a 360 metros cuadrados de oficinas 100% abiertas. Lo primero que se ve al entrar es un living ambientado como el hogar que muchos desearían tener. En la TV se reproducen noticias y hasta recomendaciones de libros. En el centro de la mesa hay frutas a disposición. Lo que separa a ese espacio del de trabajo es una especie de mural de vidrio con decenas de plantas. El ambiente es de colaboración. Mientras algunos trabajan desde sus escritorios en el espacio común, otros lo hacen desde la sala de reuniones o desde pequeños cuartos cerrados –que también funcionan como salas de lactancia– y que se utilizan mediante reserva.

 

"Como pasamos a un lugar más chico tuvimos que adaptarnos al fomentar ese comportamiento de prever qué espacio físico voy a necesitar y sobre todo estar en el espacio más adecuado para lo que voy a realizar", indicó la gerenta de Administración y Finanzas, Patricia Angulo.

 

 

 

En Unilever, en tanto, el único que cuenta con oficina propia es el country manager. Los demás líderes y empleados trabajan en un amplio espacio común, y ninguno de los lugares es fijo. Cada empleado tiene su propio celular y laptop brindado por la empresa, y llevarse sus pertenencias para elegir al día siguiente el lugar de trabajo es un hábito que se ha ido incorporando. Unilever también cuenta con salas de concentración, de reunión y dos veces por semana los trabajadores tienen la posibilidad de reservar un masaje de 15 minutos.

 

 

Espacio de trabajo en las oficinas de Unilever, salas de reunión y boxes

 

"Me sorprendí con lo que el espacio de trabajo impacta en muchos aspectos de comportamiento y organizacionales”. Patricia Angulo. Gerenta de Administración y Finanzas de Bayer

 

Kimberly Clark también inauguró nuevas oficinas abiertas. El cambio respondió a "un nuevo estilo de management" al que apostó la multinacional en toda la región austral, indicó su country manager para Uruguay y Paraguay, José Luis Arias. Sus espacios también están divididos en colaborativos y privados de uso correspondiente a las necesidades. Arias destacó que la adaptación al nuevo espacio "fue muy buena" y que los empleados han estado "muy bien predispuestos": "Como cualquier mudanza y establecimiento de una nueva forma de trabajar, hay períodos normales de adaptación a trabajar mucho más cerca de nuestros compañeros y en equipos".

 

 

Oficinas de Kimberly Clark

 

La multinacional de moda Bestseller tiene sus oficinas abiertas, con salas de reunión, en el WTC. Para su director, Andrés Contreras, eso "implica transparencia, apertura y disponibilidad" y que los visitantes puedan ver cómo trabajan. "Trabajar en una oficina cerrada aleja; quien precise acceder no sabrá si hacerlo o no", agregó.

 

 

Bestseller cuenta con escritorios que se elevan electrónicamente y permiten trabajar sentado o de pie. Estos escritorios, según Flom de Contract Workplaces, surgieron de la mano de diversos estudios que demostraron que estar parte de la jornada de pie es beneficioso para la salud.

 

 

Experiencia uruguaya

Instalada en el Parque del LATU, la desarrolladora de software Dvelop nació desde el modelo de oficina abierta y escalable –son 32 empleados pero su espacio está equipado para 50–. Lo mismo sucedió con Artech, que se mudó de Zonamerica al Parque Tecnológico del LATU y cuyos espacios, salvo el de su CEO, Nicolás Jodal, son compartidos. Contó que pese a que cuenta con oficina propia, sus puertas están permanentemente abiertas salvo que alguna llamada requiera cerrarla para no interrumpir al resto de los trabajadores. A su vez, trata de estar la mayor cantidad de tiempo junto a su equipo.

 

 

En Dvelop no existen divisiones de espacio para ningún cargo

 

Tanto para Jodal como para la fundadora de Dvelop, Paula Gallotti, en el área tecnológica este modelo resulta el más eficiente. "Hay mucha retroalimentación e interacción entre grupos de trabajo. (En Dvelop) en una misma isla de trabajo se agrupan todos los que están en un mismo proyecto", señaló la emprendedora.

 

El director de Sures Bienes Raíces, Javier Lestido, opinó que probablemente la integración open office siga evolucionando hacia otras maneras de trabajar. A su vez, piensa que aún hay poca oferta de espacios disponibles para captar este tipo de proyectos.

 

La agencia de publicidad Notable, para convertirse en "absolutamente integral", agregó un piso a sus oficinas donde creativos, diseñadores, projects leaders y community managers trabajan juntos. A su vez, añadieron espacios de reuniones internas, salas para pensar y zonas de distensión. "Queremos que sea un lugar que facilite el trabajo en equipo, la interacción, y que invite a la creatividad", comentó su directora general creativa y digital, Raquel Oberlander.

 

 

Creativos, diseñadores, projects leaders, programadores y comunity managers trabajan juntos en Notable

 

Para la asistente de RRHH de Unilever, Valeria Di Gregorio, el cambio de oficinas significó una transformación cultural. Se remodelaron las anteriores ubicadas en camino Carrasco, y se inauguraron en diciembre. La inversión fue de más de US$ 1 millón. "Estábamos muy arraigados a la pared y a la puerta que se cierra. Es un cambio cultural en la compañía y en el mercado", señaló.

 

Angulo de Bayer estimó que la comunicación entre equipos es "mucho más fluida. Esto de estar cerca y vernos todos simplifica las comunicaciones, acerca a las personas, las involucra porque involuntariamente estás escuchando en qué está trabajando tu compañero y te surge ayudar. Une a los equipos y los hace conocer más del otro", dijo. 

 

Esto viene acompañado de una redefinición del liderazgo: "Es un aprendizaje para el líder porque ejerce su liderazgo fuera de las cuatro paredes que ayudaban a jerarquizar. A uno como líder lo acerca mucho más a la realidad, ve lo que le complica al otro". Añadió que el pasar a estar más expuesto, funciona como un "autorregulador natural": "ayuda a regular mi carácter, mi tono de voz, mis reacciones, porque todo queda a la vista".

 

Alejandra Malvasio es jefa de RRHH de Unilever y contó que "había mucha incertidumbre de cómo iba a funcionar", por lo que hicieron un manual de convivencia para respetar determinadas reglas. El primer desafío que notaron fue la moderación de la voz y el ruido. 

 

Cuando cumplieron un año en sus nuevas oficinas, Bayer hizo una encuesta y el aspecto a solucionar que se destacó fue la dificultad de concentración debido a las interrupciones.

 

Lograr concentración, para Angulo, es otra barrera a superar ya que "uno pasa a estar físicamente disponible siempre pero mentalmente no". En Bayer planean señalar mediante algún indicador en el escritorio si se está disponible. 

 

 

Fuente: El Observador – Montevideo – Uruguay

Por María Inés Fiordelmondo